Anche la farmacia ha il suo cruscotto

Fino a qualche anno fa la farmacia era una macchina che teneva la strada quasi da sola. Oggi non è più così e per superare le incertezze del viaggio occorrono strumenti aggiornati e ben tarati

Anche la farmacia ha il suo cruscotto

Anni fa in farmacia bastava aprire ogni sera il cassetto del registratore di cassa e andare a casa col guadagno (onestamente sudato) della giornata. A tutto il resto pensavano altri: il commercialista a quadrare i bilanci accontentando il fisco senza consentirgli di infierire troppo; la banca o la finanziaria a riscuotere le distinte dall’Asl e a pagare con RiBa o RID i fornitori; i grossisti a consegnare fino a 5 volte al giorno i prodotti ordinati “just in time”. Se c’erano investimenti da fare, qualunque banca era disposta a finanziare per qualunque importo (o quasi) a tassi ultracompetititivi. Al farmacista era consentito dedicare ogni attenzione alla parte professionale dell’attività, perché tutto il resto «marciava da sé». Hccp, privacy, sicurezza sul lavoro e altri adempimenti hanno complicato nel tempo la vita, ma tutto sommato si sono tradotti solo in qualche onere economico in più (consulenze) e qualche bega amministrativa. Finché il fatturato e i margini tenevano, la farmacia riusciva a sostenere le spese ed a garantire al titolare il mantenimento di un tenore di vita soddisfacente.

Negli ultimi anni la situazione è precipitata: tra le condizioni generali dell’economia e l’impoverimento delle forniture Ssn per effetto dei «tagli selvaggi» la farmacia ha visto erodere progressivamente i propri margini. Molte farmacie sono ora in difficoltà perché non sono riuscite né a controllare costi aziendali, né a ridurre il tenore di vita privato, per cui si sono progressivamente “mangiate” il patrimonio aziendale. Altri, pur senza essere in difficoltà, vedono il reddito calare in modo vistoso.
Le leve operative per uscirne sono tre, come gli enigmi della Turandot: condizioni di acquisto, politica dei prezzi e controllo dei costi di gestione.
Quest’ultimo è, tutto sommato, la parte più semplice: a inizio anno va redatto un budget di tutte le spese e nei mesi successivi va controllato con acribia lo stato di avanzamento dei costi, intervenendo immediatamente in caso di sforamenti.

La vera differenza la fa invece la negoziazione con i fornitori: tra sconto nominale, netti, extrasconti, sconto riga, premi e simili è spesso difficile orientarsi e può accadere che si perdano alcuni punti di redditività. Attraverso sconti indiscriminati, arrotondamenti dei centesimi e mancati adeguamenti dei prezzi, il farmacista al banco si “mangia” inconsapevolmente un’altra fetta di utile.
L’unico strumento che consente di orientarsi è il gestionale, ma perché sia affidabile bisogna seguire le quattro regole auree:
– magazzino caricato (inventario corretto);
– prezzi d’acquisto esatti (inserire gli sconti netti reali, controllando sempre bolle e fatture);
– caricare tutti gli acquisti;
– scaricare tutte le vendite.

In questo modo si ha la situazione sotto controllo, e si può misurare periodicamente (almeno una volta al mese, meglio ogni dieci giorni) l’andamento dei margini, per intervenire dove serve. Se il farmacista non è in grado di sfruttare tutte le potenzialità del gestionale, è bene che impari in fretta. Come direbbe il “pop-up” di un qualunque software: se il problema persiste… contattare il fornitore!

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