Volendo rappresentare la dinamica temporale della Farmacia, è possibile, banalmente, disegnare su un foglio una tabella con tre colonne dal titolo la prima “ieri”, poi “oggi” ed infine “domani”. OGGI per il farmacista significa la frenesia della quotidianità. Ogni giorno è necessario affrontare e risolvere tanti problemi: le scadenze, l’organizzazione dei turni, il condizionatore che non funziona, il collaboratore che ha atteggiamenti da correggere, la banca, ecc.
IERI è sintetizzabile con i numeri, tanti numeri. Abbiamo i bilanci, le statistiche dei programmi gestionali, le dichiarazioni dei redditi, ecc… Numeri che nel bene o nel male non sono più modificabili, gestibili, che possono solo raccontare una storia. DOMANI il farmacista, di norma, lo rappresenta con parole, con buoni propositi: devo comprare meglio, voglio aumentare le vendite, guadagnare di più, prelevare di meno e così via. Il budget è lo strumento gestionale che consente al farmacista OGGI, dall’analisi di una serie storica di numeri di IERI, di sostituire le parole dei propositi con OBIETTIVI NUMERICI da raggiungere nel DOMANI. È un salto di prospettiva; invece di rincorrere l’oggi, lamentarsi o farsi vanto per cosa è successo ieri, le energie sono concentrate sulla gestione strategica del domani (“gestire” per un imprenditore significa “prendere decisioni”).
Il budget, che è un documento scritto, nella sostanza è un metodo di lavoro che trasforma il futuro in obiettivi. E gli obiettivi non sono parole ma numeri: nei prossimi 12 mesi voglio aumentare le vendite del 3%, il margine deve migliorare dello 0,50%, il personale deve costare 20.000 euro in meno, e così via. La definizione degli obiettivi naturalmente parte dalla consapevolezza di quelle che oggi sono le debolezze della farmacia (finanziarie, economiche, ecc.), dello scenario esterno (normative, concorrenti, ecc.), delle caratteristiche della farmacia (posizionamento, dimensione, ecc.), del personale disponibile, della tipologia di clientela già acquisita o potenziale, ecc…
Definire gli obiettivi non è sufficiente, è necessario stabilire anche l’arco temporale nel quale intendiamo raggiungerli. Ci sono obiettivi che possono essere conseguiti in poco tempo ed altri che richiedono anni per correggere forti squilibri. In ogni caso gli obiettivi devono essere sfidanti ma raggiungibili; il budget non deve essere il libro dei sogni. In pratica, cosa deve fare il farmacista: entro il 30 novembre del 2013 distogliere un pò di tempo dalla quotidianità e dedicarlo a fare il punto dello scenario esterno ed interno in cui si muove la sua azienda e scrivere su un foglio quello che lui desidera sia il Bilancio al 31 dicembre 2014 della sua Farmacia. Fissare quindi, per il prossimo esercizio, il punto di arrivo (numeri) delle principali poste e allo stesso tempo descrive (solo in questo caso usa le parole) cosa intende fare per ottenere il risultato. Ad esempio alla voce “vendite”, deve assegnare un numero (obiettivo) e contemporaneamente dettagliare tutte le azioni che intende attuare per raggiungerlo nei prossimi 12 mesi. I numeri scritti sono obiettivi che devono coinvolgere tutti, familiari e dipendenti; tutto il gruppo deve muoversi all’unisono ed essere teso verso il traguardo.
Nel corso del 2014 il farmacista effettuerà poi delle verifiche, cioè controllerà che i risultati reali siano coerenti con quelli attesi per correggere tempestivamente la rotta. Mi è rimasto il ricordo di una lontana lezione del mio professore, che per spiegare il budget come strumento essenziale di programmazione utilizzò una similitudine, accostando l’imprenditore ad un velista.
Pensiamo al proprietario di una banca che si trova nel porto di Livorno e che da velista dilettante, avendo cinque giorni di tempo libero, decide con un gruppo di amici di raggiungere la costa della Sardegna. Preso dall’euforia dell'”avventura”, dall’allegria degli amici, dalla sicurezza della barca, dichiarata inaffondabile, non perde tempo, salpa l’ancora, alza le vele e mette la prua a sud-ovest. Naviga a vista, o se più vi piace, “a naso”. Contestualmente un altro velista dilettante è nel porto di Livorno. Anche lui vuole navigare verso la Sardegna ma il suo approccio è completamente diverso. Per prima cosa controlla minuziosamente l’attrezzatura della barca e ripara anche le più piccole anomalie. Studia il meteo delle prossime 36 ore, la prevista direzione dei venti. Valutato che gli amici che ha invitato non hanno esperienza, fa loro un veloce ma intenso addestramento. Tiene conto delle caratteristiche della sua barca, sa se naviga meglio di bolina o al traverso. A questo punto ha tutti gli elementi per tracciare la rotta: dirigerà la prua verso l’Elba, poi traverserà il Tirreno direzione Corsica che costeggerà fino Bonifacio per arrivare in Sardegna, oppure passerà tra la costa e l’Elba, navigando ad Est di Montecristo e da qui farà rotta diretta sulla Sardegna? Decide che il porto di arrivo sarà quello di Ottiolu. Traccia la rotta e calcola il tempo di arrivo. A questo punto è tutto pronto per la partenza. Il primo velista è già in mezzo al mare ma va al buio.
Il secondo ha impiegato del tempo a terra per organizzare il suo viaggio ma sa dove vuole andare, la rotta da percorrere, il porto di attracco e l’ora a cui arriverà. Naviga in sicurezza. E il farmacista che velista vuol essere? Il budget consente di passare da una gestione della farmacia “a vista” a una programmata e consapevole. Dall’8 al 10 novembre, a San Cerbone (in provincia di Lucca), Laboratorio Farmacia propone un seminario sul tema “Costruiamo il budget 2014 della farmacia”.